ADV

Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV)

Präambel

  • shop-translator.com ist ein Dienstleistungsangebot der LOY GmbH, Königsdorfer-Str. 25, 82515 Wolfratshausen (im Folgenden: shop-translator.com).
  • shop-translator.com bietet Online-Shops die Möglichkeit, Inhalte des Online-Shops via künstlicher Intelligenz zu übersetzen.
  • shop-translator.com verarbeitet in diesem Zusammenhang auch personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers.
  • Diese Vereinbarung ist gültig für die Laufzeit des Auftrages und gilt für alle Tätigkeiten bei denen shop-translator.com Mitarbeiter oder von shop-translator.com beauftragte Dritte mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers in Berührung kommen.

1. Gegenstand des Vertrages, Gegenstand dieses Auftragsverarbeitungsvertrages

Diese Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung stellt eine Ergänzung zum abgeschlossenen Hauptvertrag bzw. zu den akzeptierten Nutzungsbedingungen von shop-translator.com dar. Die Vertragsparteien gehen mit der Leistungsvereinbarung ein Auftragsdatenverarbeitungsverhältnis gemäß Art. 28 DSGVO ein. Um die Rechte und Pflichten aus dem Auftragsdatenverarbeitungsverhältnis gemäß der gesetzlichen Verpflichtung zu konkretisieren, schließen die Vertragsparteien die nachstehende Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung (ADV).

Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung und unterliegen Art. 4 Nr. 2 und Art.28 DSGVO:

  1. Personenstammdaten, z.B. Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, Position, Login-Daten
  2. Unternehmens- und Produktstammdaten, z.B. Mitarbeiter, Adressen, Kommunikationsdaten, Bankverbindungen, Buchungshistorie, Zahlungsdaten, Steuerdaten, weitere Beschreibungen
  3. Lieferantenstammdaten, z.B. Adressen, Ansprechpartner, Dienstleistungen, weitere Beschreibungen
  4. Inventardaten, z.B. Art und Menge des Inventars, Seriennummer, Modell, Typ, Inventar-Nummer, weitere Beschreibungen
  5. Prozessdaten, z.B. Anfragen, Buchungen, Rechnungen, Verträge, Workflows, weitere Beschreibungen
  6. Logdaten, z.B. Änderungshistorie, Login-Historie
  7. Vertragsstammdaten, z.B. Ansprechpartner, Vertragsbeziehungen
  8. Vertragsbezogene Dokumente, z.B. AGB, Verträge, Bestellungen, Rechnungen
  9. Weitere personenbezogene Angaben können von shop-translator.com und vom Auftraggeber hinterlegt werden.
  10. Angaben zu Angeboten des Auftraggebers (Übersetzungen jeglicher Art)

Zweck der Datenverarbeitung ist Verwaltung von Übersetzungen von Inhalten für mehrsprachige Online-Shops.

Die Dauer der Datenverarbeitung sowie die vereinbarten Regelungen zur Vergütung, Kündigung etc. sind den allgemeinen Geschäftsbedingungen zu entnehmen. Die Dauer des Auftrages ist zeitlich nicht begrenzt, endet aber mit der Kündigung oder mit dem Löschauftrag des shop-translator.com-Accounts.

Ein Verstoß vom Auftraggeber oder shop-translator.com gegen diese Vereinbarung ist ein Grund, welcher zur fristlosen Kündigung des Auftrages berechtigt.

2. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

  1. Der Auftraggeber ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an shop-translator.com sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich. Er kann jederzeit die Herausgabe, Berichtigung, Löschung und Sperrung der Daten verlangen. Soweit ein Betroffener sich zwecks Löschung oder Berichtung seiner Daten unmittelbar an shop-translator.com wendet, wird shop-translator.com dieses Ersuchen schnellstmöglich an den Auftraggeber weiterleiten.
  2. shop-translator.com darf Daten ausschließlich im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers erheben, verarbeiten oder nutzen. Eine Weisung ist die auf einen bestimmten Umgang von shop-translator.com mit personenbezogenen Daten gerichtete schriftliche gesetzeskonforme Anordnung des Auftraggebers. Die Weisungen werden zunächst durch den Hauptvertrag definiert und können von dem Auftraggeber danach in schriftlicher Form durch eine einzelne Weisung geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelanweisung). Weisungen, die über die vertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt.
  3. shop-translator.com hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. shop-translator.com ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber schriftlich bestätigt oder geändert wird.
  4. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes mit Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen und zu dokumentieren. Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der shop-translator.com nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. shop-translator.com verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt.
  5. Der Auftraggeber führt das Verfahrensverzeichnis gem. § 4g Abs. 2 Satz 2 BDSG bzw. Art. 30 DSGVO. shop-translator.com stellt dem Auftraggeber auf dessen Aufforderung die notwendigen Informationen zur Aufnahme in das Verfahrensverzeichnis zur Verfügung.
  6. Die Personen des Auftraggebers, welche berechtigt sind, Weisungen gemäß dieser Regelung zu erteilen, werden durch den Auftraggeber bestimmt. Ist eine der genannten Personen auf längere Zeit verhindert, scheidet aus dem Unternehmen aus oder steht aus sonstigen Gründen nicht mehr zur Verfügung, ist rechtzeitig eine Ersatzperson zu bestellen und der anderen Vertragspartei unverzüglich in Textform mitzuteilen.
  7. Die Meldung von Weisungen gemäß dieser Regelung erfolgt an datenschutz@shop-translator.com.com

3. Rechte und Pflichten von shop-translator.com

  1. Neben den vertraglichen Regelungen dieser Vereinbarung und dem Hauptvertrag wird shop-translator.com im Rahmen der Auftragsdatenverarbeiten und der Auftragsverarbeitung alle einschlägigen gesetzlichen Pflichten einhalten.
  2. shop-translator.com ist verpflichtet, das Datengeheimnis zu wahren. Er stellt ferner sicher, dass seine mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter entsprechend zur Vertraulichkeit, insbesondere auf das Datengeheimnis sowie die Einhaltung der Rechte und Pflichten dieser ADV verpflichtet werden oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen und in die Schutzbestimmungen des BDSG bzw. BDSG neu eingewiesen worden sind. Dies umfasst auch die Belehrung über die in diesem Auftragsdatenverarbeitungsverhältnis bestehenden Weisungs- und Zweckbindung. Auf Anforderung des Auftraggebers wird shop-translator.com eine explizite Erklärung nach § 5 BDSG bzw. Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b) DSGVO vorlegen (bspw. durch explizite Bestätigung, dass arbeitsvertragliche Regelungen geschlossen worden sind).
  3. shop-translator.com hat nach Maßgabe des § 4f BDSG bzw. Art. 37 DSGVO einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, der seine Tätigkeit gemäß §§ 4f und 4g BDSG bzw. Art. 39 DSGVO ausübt, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Sofern shop-translator.com keinen Datenschutzbeauftragten bestellt hat, benennt er einen für den Datenschutz zuständigen Mitarbeiter. Die Kontaktdaten eines bestellten Datenschutzbeauftragten bzw. des für den Datenschutz zuständigen Mitarbeiters werden dem Auftraggeber auf Nachfrage mitgeteilt.
  4. shop-translator.com informiert den Auftraggeber unverzüglich über Kontrollen, Ermittlungen und Maßnahmen durch die Aufsichtsbehörden. shop-translator.com ist verpflichtet, Anfragen von den Datenschutzaufsichtsbehörden unverzüglich an den Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers oder an den Auftraggeber weiterzuleiten. shop-translator.com wird den Auftraggeber bei der Erstellung erforderlicher Datenschutzdokumentationen sowie der Beantwortung von Anfragen von Datenschutzaufsichtsbehörden nach seinen Möglichkeiten gegen Entgelt nach vorherigem Angebot und Beauftragung durch den Auftraggeber unterstützen.
  5. shop-translator.com ist vorbehaltlich einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers nicht befugt, Dritten oder dem Betroffenen Auskunft über die verarbeiteten Daten zu geben. Auskunftsersuchen wird shop-translator.com unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. Für die Wahrung der Betroffenenrechte ist der Auftraggeber verantwortlich. shop-translator.com wird jedoch angesichts der Art der Verarbeitung den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, dessen Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der Betroffenenrechte in Kapitel III der DSGVO nachzukommen.
  6. shop-translator.com wird den Auftraggeber nach dem Anwendungszeitpunkt der DSGVO bzw. des BDSG neu unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten nach seinen Möglichkeiten gegen Entgelt nach vorherigem Angebot und Beauftragung durch den Auftraggeber unterstützen.

4. Mitteilung bei Verstößen durch shop-translator.com

  1. Bei datenschutzrelevanten Störungen oder Verdacht auf Datenschutzverletzungen bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist shop-translator.com verpflichtet, den Auftraggeber oder den Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers unverzüglich zu informieren. Der Auftraggeber wird auf entsprechenden Hinweis von shop-translator.com erforderliche Weisungen schriftlich erteilen.
  2. shop-translator.com hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber im Zusammenhang mit den in dieser ADV-Vereinbarung zu verarbeitenden Daten Informations- oder Mitteilungspflichten nach § 42a BDSG oder Art. 33, 34 DSGVO treffen, wird shop-translator.com den Auftraggeber hierbei nach seinen Möglichkeiten gegen Entgelt nach separater Beauftragung unterstützen.
  3. Die Personen des Auftraggebers, welche im Falle eines solchen Verstoßes zu informieren sind, werden shop-translator.com separat mitgeteilt. Ist eine der darin genannten Personen auf längere Zeit verhindert, scheidet aus dem Unternehmen aus oder steht aus sonstigen Gründen nicht mehr zur Verfügung, ist rechtzeitig eine Ersatzperson zu bestellen und shop-translator.com über eine eMail an datenschutz@shop-translator.com.com unverzüglich mitzuteilen.

5. Löschung und Rückgabe von Daten

  1. Vertragsgegenständlich überlassene Datenträger und Datensätze verbleiben im Eigentum des Auftraggebers.
  2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Leistungen oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber, jedoch spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung hat shop-translator.com sämtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände (wie auch hiervon gefertigten Kopien oder Reproduktionen), die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Ein Löschungsprotokoll ist dem Auftraggeber auf Anforderung vorzulegen.
  3. shop-translator.com hat Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufbewahren. Alternativ kann er sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.
  4. shop-translator.com bleibt bis zur vollständigen Herausgabe und/oder Löschung vertragsgegenständlicher personenbezogener Daten auch nachvertraglich nach den Regeln dieser Vereinbarung verpflichtet.

6. Unterauftragsverhältnisse

  1. Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung des Hauptvertrages beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die shop-translator.com z.B. als Telekommunikationsleistung, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. shop-translator.com ist jedoch verpflichtet, zur Sicherstellung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
  2. shop-translator.com ist nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers berechtigt, Dritte mit der (vollständigen oder teilweisen) Erbringung der von ihm geschuldeten Leistungen zu beauftragen (Unterauftragsverhältnisse). Der Auftraggeber wird die Zustimmung aus unbilligen Gründen nicht verweigern. Die Zustimmung gilt als erteilt, sofern der Auftraggeber nicht binnen einer Frist von drei Werktagen auf die Mitteilung von shop-translator.com über die vorgesehene Beauftragung eines Unterauftragnehmers die begründete Ablehnung der Zustimmung zumindest in Textform erklärt.
  3. Wenn Unterauftragnehmer durch shop-translator.com eingeschaltet werden, hat shop-translator.com sicherzustellen, dass seine vertraglichen Vereinbarungen mit dem Unterauftragnehmer so gestaltet sind, dass das Datenschutzniveau mindestens der Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und shop-translator.com entspricht und alle gesetzlichen sowie vertraglichen Pflichten beachtet werden. Ab dem Anwendungszeitpunkt der DSGVO wird shop-translator.com die in Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO beschriebenen Bedingungen für die Inanspruchnahme der Dienste eines weiteren Auftragsverarbeiters einhalten. Kommt der Unterauftragnehmer seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet shop-translator.com gegenüber dem Auftraggeber für die Einhaltung der Pflichten jenes Unterauftragnehmers wie für sein eigenes Handeln.
  4. Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt shop-translator.com die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

7. Datenschutzkontrolle

  1. shop-translator.com verpflichtet sich, dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten dem für den Datenschutz zuständigen Mitarbeiters des Auftraggebers zur Erfüllung seiner jeweiligen gesetzlichen Aufgaben im Zusammenhang mit diesem Auftrag Zugang gemäß § 6 Abs. 4 dieser ADV-Vereinbarung zu gewähren.
  2. shop-translator.com ist verpflichtet, dem Auftraggeber alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 Abs. 3 DSGVO niedergelegten Pflichten auf entsprechende Aufforderung zur Verfügung zu stellen und Überprüfungen zu ermöglichen, die vom Auftraggeber oder einem anderen von diesem zur Verschwiegenheit verpflichteten beauftragten Prüfer nach Maßgabe von § 6 Abs. 4 dieser ADV-Vereinbarung durchgeführt werden. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ist shop-translator.com auf entsprechende Aufforderung nachzuweisen.

8. Schriftformklausel, Rechtswahl, Schlussbestimmungen

  1. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dieser ADV-Vereinbarung ist Wolfratshausen.
  2. Auf diese Vereinbarung findet das deutsche Recht unter Ausschluss des internationalen Privatrechts Anwendung.
  3. Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile - einschließlich etwaiger Zusicherungen von shop-translator.com - bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.
  4. Der Auftraggeber sowie jeder Nutzer erklärt sich damit einverstanden, dass shop-translator.com system- oder produktrelevante Information per E-Mail versendet. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
  5. Sollten einzelne Bestimmungen dieser ADV-Vereinbarung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die Vertragsparteien verpflichten sich für diesen Fall, die ungültige Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ungültigen Bestimmung möglichst nahe kommt. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken der ADV-Vereinbarung.
  6. Der Anhang "Technische und -organisatorische Maßnahmen" ist Bestandteil dieser Vereinbarung.

Weiter zum Anhang "Technische und -organisatorische Maßnahmen".